1.1.1   De benaming "Trofee der Vlaams-Brabantse Officiëlen" is eigendom van de Vriendenkring Vlaams-Brabantse Officiëlen (V.V.B.O.).

1.1.2   De "JUMBOMEETING" van de trofee der officiëlen wordt jaarlijks georganiseerd door de V.V.B.O., in samenwerking met één of meerdere van de verenigingen uit Vlaams-Brabant. Al de clubs worden schriftelijk uitgenodigd hun kandidatuur te stellen.Deze meeting zal steeds georganiseerd worden op de derde  zaterdag van de maand spetember (dit is een beschermde datum door PC)

1.1.3   De verenigingen die zich kandidaat wensen te stellen voor het organiseren van de "JUMBOMEETING" van de trofee der officiëlen dienen dit schriftelijk te doen vóór 20 augustus bij de secretaris van de V.V.B.O. Zij dienen het terrein te vermelden waar de "JUMBOMEETING" kan doorgaan.

1.1.4   De plaats wordt bepaald door de V.V.B.O. aan de hand van de ingestuurde kandidaturen. Hierbij kan rekening gehouden worden met de aard van het terrein, elektronische tijdopname, beurtrol.

1.1.5   Deze samenwerking gebeurt op basis van dit lastenkohier.

2.1.1   De "JUMBOMEETING" voor Benjamins, Pupillen, Miniemen (jongens en meisjes).

3.1.1   De "JUMBOMEETING" staat open voor zowel aangesloten als niet-aangesloten atleten.

4.1.0   Aantal nummers

4.1.1   De atleet of atlete mag aan maximum 3 individuele nummers deelnemen per organisatie

          De atleet of atlete moet minstens 45 minuten voor de aanvang van de proef ingeschreven zijn,

          met vermelding van hun beste prestatie.

4.1.2   De organisator staat vrij inschrijvingsgeld te vragen per proef.

4.1.3   Benjamins, Pupillen, Miniemen mogen alleen deelnemen in hun eigen categorie.

5.1.0   Loting

5.2.0   Reeksen

5.2.1   De reeksen worden samengesteld door de organisator van de "JUMBOMEETING" de dag zelf. Hierbij geldt het principe "het grootste aantal deelnemers in het kleinste aantal reeksen".

5.2.2   Indien er zich voor de reeksen een aantal atleten aanbieden gelijk aan of minder dan het aantal voorziene finalisten, wordt de finale gelopen op het uur voorzien voor de reeksen.

5.3.0   Finales

5.3.1   Voor de finales wordt volgend rooster, voor toewijzing der banen, in acht genomen:

5.3.2   Worden aangeduid voor de finale:

FINALE: winnaars van de reeksen eventueel aangevuld met de beste verliezende tijden.

5.3.3   Bij gelijkheid van de tijden worden de overblijvende finaleplaatsen bepaald door, in volgorde: 1. de werkelijke tijd gelopen tot de volgende 1/1000 seconde 2. een lottrekking onder de ex-aequo

5.3.4   60, 80, + eventuele hordennummers in rechte lijn: schiftingen en finale

   300m rechtstreekse finale

5.3.5   Wanneer er meer dan 20 deelnemers zijn in de 1000m, worden alleen reeksen gelopen (de besten tegen elkaar - volgens inschrijving) en wordt de rangschikking opgemaakt volgens de gelopen tijden in de reeksen.

5.3.6   Kampnummers:

Aantal pogingen:

Alle kampnummers (speer,hockey,kogel,discus,en ver) krijgen 2 pogingen ; de 8 beste krijgen een derde poging.

Polsstok: 3 pogingen

Hoogspringen : 3 pogingen tot 20 atleten, boven de 20 atleten 2 pogingen.

5.3.7   Hoogte van de lat:

Hoogspringen

Polsstok

6.1.1   De eerste drie van de finale van elk individueel nummer ontvangen een herinnering.

6.1.2  Indien er rechtstreekse finales zijn, zijn de overwinnaars de drie beste tijden, over alle reeksen.

7.1.1   De herinneringen zijn ten laste van de organiserende vereniging.

7.1.2   Alle ontvangsten zijn voor de organiserende vereniging.

7.1.3   Alle organisatie- en jurykosten zijn ten laste van de organiserende vereniging.

7.2.0   Toegangsprijs

De organiserende vereniging bepaalt het maximumbedrag van de toegangsprijs.

8.1.1   Verplichtingen van de V.V.B.O. en organiserende vereniging:

1. Duidt onder zijn leden de personen aan voor volgende taken.

   • Wedstrijdleider
   • Speaker
   • Terreinafgevaardigde
   • Aanmelding
   • Samenstellen reeksen
   • Toekennen van de banen
   • Overhandigen van de herinneringen

2. Het tijdschema van de "JUMBOMEETING" wordt opgesteld onmiddellijk na de toewijzing van het terrein in overleg met de organisator. De verenigingen worden op de hoogte gebracht van het tijdschema.

3. De V.V.B.O. en de organiserende vereniging komen hun verplichtingen t.o.v. hun respectievelijke sponsors na.

8.1.2   Plichten en rechten van de organiserende vereniging

1. ter beschikking stellen van alle nodige technische atletiekinstallaties en tuigen conform aan de reglementen van de IAAF/KBAB/VAL. NOOT: inbegrepen eventueel een 2de hoog springstand

2. een ruime aanmeldingskamer

3. degelijke geluidsinstallatie

4. zorgt voor affiches/persmededelingen/uitnodigingen

5. stabiel, overdekt en afgedekt platform voor fotofinishapparatuur

6. kleedkamers met douches, voorzien van koud en warm water. Zij moeten minstens anderhalf uur voor de aanvang van de eerste wedstrijd toegankelijk zijn voor de deelnemers

7. gegarandeerde medewerking van de vereniging, het betrokken stads- of gemeentebestuur, eigenaar van de atletiekbaan

8. afgesloten secretariaat voorzien van: licht en verwarming de nodige apparatuur voor uitslagverwerking

   ( PC, schrijfmachine, fotokopieermachine, enz.) nodige tafels en stoelen voor kampverantwoordelijke, en personeel om de resultaten en de formulieren te verdelen.

9. podium

10. EHBO

8.1.3   De organiserende vereniging is verder verantwoordelijk voor:

1. estafetten

2. aanbrengers van de verschillende tuigen

3. 1 helper aan iedere kampplaats voor bediening van de meters en het terugbrengen van de tuigen

4. indien mogelijk: Draaiborden met mankracht voor de bediening

5. rond het terrein mag geen publiciteit aangebracht worden van firma's/sponsors die concurrerend zijn met de sponsors van de CLUB of de V.V.B.O. en die bekend zijn op datum van de afsluiting van de indiening van de kandidaturen (30 november).

9.1.0   De "JUMBOMEETING" van de trofee der officiëlen staat onder de administratieve leiding van de inrichtende vereniging en de V.V.B.O.

Het secretariaat zorgt er tevens voor dat er minimum één volledig resultatenbundel kosteloos wordt overhandigd aan elke deelnemende vereniging en vier bundels aan de scheidsrechter, en een uitslag aan ieder van de 4 personen belast met de statistieken van de trofee der officiëlen.